Come Rovatti ha eliminato carta e trascrizioni manuali dalla rilevazione della soddisfazione clienti
Da questionari cartacei da distribuire, raccogliere e ricopiare a mano, a un processo completamente digitale: il questionario arriva al cliente nella sua lingua e le risposte si ordinano da sole, pronte da analizzare.
Il cliente
Rovatti A. & Figli Pompe produce pompe centrifughe dal 1952 a Fabbrico, in provincia di Reggio Emilia: soluzioni per agricoltura, industria e water utilities, esportate in tutto il mondo. Con una clientela distribuita su più mercati, la rilevazione della soddisfazione clienti è compito del reparto Qualità: un'attività periodica, importante per le certificazioni e ancora di più per capire come sta davvero il rapporto con chi compra.
Il problema: un processo che viveva di carta ed Excel
Prima del progetto, la rilevazione funzionava come funziona ancora oggi in tante PMI manifatturiere. Il reparto Qualità preparava i questionari su carta, li faceva arrivare ai clienti, aspettava che tornassero indietro e poi ricopiava le risposte a mano in fogli Excel.
Ogni passaggio era un punto dove si perdeva qualcosa:
- Tempo — distribuire, sollecitare, raccogliere e trascrivere ogni singolo questionario richiedeva ore di lavoro manuale, ogni volta.
- Precisione — ricopiare a mano significa errori di trascrizione: una risposta letta male o una riga saltata finivano dritte nei dati.
- Visibilità — i dati stavano tra fogli di carta e file separati. Consultarli era scomodo, aggregarli per capire l'andamento era un lavoro a parte.
- Clienti esteri — il questionario esisteva in una lingua sola. Gestire le lingue diverse dei clienti esteri era di fatto impossibile.
Se hai un'azienda manifatturiera, probabilmente questa scena la conosci. Non è un problema di persone: è il processo che obbliga a lavorare così.
Cosa abbiamo fatto
Il percorso è stato lo stesso che seguiamo per ogni progetto di digitalizzazione: prima capire il processo, poi costruirci intorno la soluzione, infine consegnarla a chi la usa ogni giorno.
Analisi del processo
Ci siamo seduti con il reparto Qualità e abbiamo ripercorso il giro completo di un questionario: da dove parte, da chi passa, dove si ferma, dove si perde tempo. È lì che si decide cosa ha senso digitalizzare e cosa no.
Costruzione della soluzione
Abbiamo costruito il nuovo processo attorno a come lavora il reparto, non il contrario. Il questionario raggiunge il cliente nella sua lingua e le risposte confluiscono da sole in un unico posto, già ordinate e pronte da analizzare.
Consegna e affiancamento
Abbiamo consegnato il sistema al reparto Qualità e all'IT di Rovatti, affiancandoli nei primi utilizzi. Oggi lo gestiscono in autonomia: nessuna dipendenza da noi per il lavoro di tutti i giorni.
Oggi il reparto Qualità non trascrive più nulla: i dati sono già lì, ordinati e pronti. Zero carta, zero ricopiature, dati consultabili in tempo reale — anche per i clienti esteri, ognuno nella propria lingua.
I risultati
Le risposte arrivano già digitali e ordinate. Il reparto Qualità non ricopia più nulla: apre e legge.
Quello che il cliente risponde è esattamente quello che trovi nei dati. Nessun passaggio a mano in mezzo.
Da carta sparsa e file separati a dati centralizzati, consultabili subito da chi ne ha bisogno.
Prima era di fatto impossibile: oggi ogni cliente estero riceve il questionario nella propria lingua — tre già attive, e il sistema è pronto ad aggiungerne altre.
Il risparmio più grande non sta in una card: sono le ore di lavoro manuale che oggi il reparto Qualità dedica ad altro.
Hai anche tu un processo che vive di carta ed Excel?
Raccontacelo. Analizziamo come lavori oggi e ti diciamo dove puoi risparmiare tempo, con un report scritto e senza impegno.
Approfondisci: Automazione per il manifatturiero · I nostri servizi